Waarom inwerken meer tijd kost dan je vooraf inschat
Inwerken kost meer tijd dan je vooraf denkt, omdat losse vraagjes achteraf harder optellen dan één rustig uitlegmoment vooraf. Een coach die een collega inhuurt voor de wachtlijst merkt dat al in de eerste week: drie keer dezelfde vraag over welke intake-vragen ze mag stellen, elk hooguit vijf minuten, maar samen toch een uur van haar werkdag.
TimeChimp adviseert bedrijven die een zzp'er inhuren om een grondig onboarding-proces in te richten, zodat iemand vanaf het begin toegang heeft tot alle belangrijke informatie en documentatie, schrijft TimeChimp. Dat klinkt logisch, maar de meeste solo-ondernemers regelen het pas na de tweede vervelende ervaring, als de fout al is gemaakt en de klant er iets van heeft gemerkt.
Een checklist die je maar één keer hoeft te schrijven
Een checklist voor het inwerken van een zzp-collega hoef je maar één keer te schrijven, en daarna gebruik je hem telkens opnieuw. Dezelfde heldere afspraken die je maakt bij een samenwerking met een andere zzp'er werken ook hier: vastleggen wie waarvoor verantwoordelijk is, voorkomt de meeste ruis achteraf, ook als het om een korte inval gaat.
Zet op dat lijstje: wie het aanspreekpunt is voor de klant, welke tools en inloggegevens iemand nodig heeft, waar het lopende werk staat, en welke toon je normaal hanteert in mail en gesprek. Loop dat lijstje één keer rustig na voor je iemand aan het werk zet. De volgende keer kost het een kwartier in plaats van een halve dag. Zo simpel is het.
Wat je vastlegt voor de volgende keer
Wat je vastlegt na een inwerkronde bepaalt of de volgende keer sneller gaat of even lang duurt als de vorige. Bewaar het lijstje ergens waar je het terugvindt, niet in een mailtje dat wegzakt tussen andere berichten. Voeg na elke ronde één regel toe die je de vorige keer miste, zoals die ene vraag die drie keer terugkwam. Na een paar rondes heb je een document van tien regels dat je bij de volgende piek al snel een halve dag scheelt. Dat is alles.
Het gedoe zit vaak niet in de klus zelf, maar in alles eromheen: uitleggen, herhalen, opnieuw beginnen. Dat geldt voor het inwerken van hulp, en het geldt net zo goed voor je marketing. dibbi neemt dat laatste uit handen: een blogidee wordt vanzelf een blog, een nieuwsbrief en een social post, zodat jij die tijd overhoudt voor je klanten en voor het inwerken van wie je erbij haalt. Bekijk voor wie dibbi is of plan een gratis kennismaking.
Samengevat
- Inwerken van een ingehuurde zzp'er kost vaak meer tijd dan je vooraf verwacht, omdat losse vragen achteraf optellen.
- TimeChimp adviseert een grondig onboarding-proces met toegang tot alle belangrijke informatie vanaf het begin.
- Een vaste checklist met aanspreekpunt, tools, lopend werk en toon voorkomt de meeste misverstanden.
- Dezelfde heldere afspraken die je maakt bij een samenwerking met een andere zzp'er, gebruik je ook bij het inwerken van tijdelijke hulp.
- Door na elke inwerkronde één regel toe te voegen aan je checklist, gaat de volgende keer sneller.
- dibbi neemt je vaste marketingwerk uit handen, zodat je tijd overhoudt voor het inwerken van collega's.
