Wat een offerte altijd moet bevatten
Een offerte mist zelden de prijs, maar vaak wel de onderdelen die een geschil voorkomen. Volgens de Kamer van Koophandel hoort een offerte minimaal je bedrijfsgegevens, de klantgegevens, de datum, een offertenummer, een samenvatting van de werkzaamheden, je tarief, de geldigheidsduur en een verwijzing naar je algemene voorwaarden te bevatten. Dat klinkt als een hoop papierwerk, maar het past op een halve pagina.
Wat vaak ontbreekt is niet de informatie zelf, maar de helderheid erover. Een klant die achteraf verrast is over een extra factuur, heeft meestal gewoon niet goed gelezen wat er stond. Of jij hebt het niet duidelijk genoeg opgeschreven. Dat is alles.
Wil je je offerte ook overtuigender maken in plaats van alleen duidelijker? Lees dan hoe je een offerte schrijft die vaker ja oplevert.
Zeg in je offerte ook wat je niet doet
Een offerte die alleen vertelt wat je wel doet, laat ruimte voor misverstanden over de rest. Bedrijfskennis.nl schrijft dat een goede offerte daarom ook afbakent wat je niet doet, naast wat je wel levert. Denk aan een zin als: dit traject omvat geen extra sessies, geen telefonisch contact tussendoor en geen aanpassingen na oplevering.
Zo'n zin voelt in het begin streng. Toch werkt het andersom. Een klant die vooraf weet waar de grens ligt, vraagt minder vaak om iets dat erbuiten valt. En vraagt hij het toch, dan verwijs je rustig naar de offerte in plaats van in discussie te gaan. Dat maakt het verschil.
Zo ziet een duidelijke offerte eruit
Een voorbeeld maakt meteen duidelijk hoe kort dit kan. Stel je bent coach en je offreert een traject van vijf sessies. In plaats van alleen "vijf coachsessies, 750 euro" schrijf je: vijf sessies van een uur, inclusief een intake van dertig minuten vooraf en een schriftelijke samenvatting per sessie. Extra sessies, telefonisch contact tussendoor of een verlengd traject vallen hier niet onder en worden apart geoffreerd. Drie zinnen, geen jurist nodig.
Je hoeft dit niet voor elke klant opnieuw te verzinnen. Zodra je de kern eenmaal hebt opgeschreven, kopieer je 'm en pas je alleen de details aan. Zo simpel is het.
Een duidelijke offerte voorkomt gedoe aan de voorkant. Het gedoe dat vaak blijft hangen zit in het stuk ervoor: hoe laat je een nieuwe klant al weten hoe jij werkt, voordat de offerte er is? Daar helpt dibbi bij. Je kiest een onderwerp, dibbi schrijft er een blog over die uitlegt hoe jij werkt, en die blog gaat vanzelf mee naar je website, je nieuwsbrief en social media. Benieuwd voor wie dat werkt? Kijk op voor wie dibbi is of plan een gratis kennismaking.
Samengevat
- Een offerte voorkomt pas misverstanden als hij naast de prijs ook scope, levertijd en uitsluitingen benoemt.
- Volgens de Kamer van Koophandel hoort een offerte minimaal je bedrijfsgegevens, klantgegevens, datum, offertenummer, werkzaamheden, tarief, geldigheidsduur en algemene voorwaarden te bevatten.
- Naast wat je wel doet, is het minstens zo belangrijk om expliciet te benoemen wat buiten de offerte valt.
- Een paar zinnen over wat niet inbegrepen is, zoals extra sessies of aanpassingen achteraf, voorkomt discussie later.
- Je hoeft een duidelijke offerte niet steeds opnieuw te schrijven: één keer goed opzetten en daarna hergebruiken.
- dibbi helpt je om alvast via een blog uit te leggen hoe je werkt, zodat een klant al weet wat hij kan verwachten voordat de offerte er is.
