← Terug naar kennisbank

Hoe je omgaat met twee klanten die dezelfde week willen

Twee klanten willen toevallig in dezelfde week je volle aandacht. Dan moet je kiezen, en kiezen voelt al snel als iemand teleurstellen.

Solo-ondernemer kijkt bedachtzaam naar haar telefoon aan haar werktafel

Waarom een drukke week met twee klanten je agenda breekt

Een agenda die alleen klantafspraken bevat, loopt vast zodra er iets onverwachts gebeurt. Veel ondernemers plannen geen ruimte voor zichzelf of voor nieuwe aanvragen, schrijft Zaken Maken, waardoor klantafspraken altijd voorgaan en ander werk blijft liggen. Precies dat gebeurt er als twee klanten toevallig dezelfde week willen: er is simpelweg geen lucht meer in je planning.

Dat is geen teken dat je iets fout doet. Het is een teken dat je agenda al vol zat, nog voor deze vraag binnenkwam. Zo simpel is het.

Wie krijgt voorrang als twee klanten dezelfde week willen

Niet elke vraag is even dringend, ook al voelt dat in het moment anders. Kijk naar wat er voor elke klant op het spel staat: gaat het om een deadline die al vaststaat, of om een wens die ook over twee weken kan? Bij de ene klant draait het misschien om een lancering die al aangekondigd is, bij de andere om een eerste kennismaking die prima kan schuiven.

Richt je daarna op het werk zelf. Vermijd multitasken en focus per blok op één klant, één taak, één doel, is het advies van Academie voor Freelancers, en dat werkt ook hier: kies, en ga dan voor de volle honderd procent voor die ene klus staan. Twijfel je nog tussen twee gelijkwaardige klussen, vraag jezelf dan af welke klant het meest geraakt wordt door uitstel. Dat maakt het verschil.

Loop je dit soort keuzes vaker tegen het lijf, dan helpt het om eerst te lezen hoe je een wachttijd uitlegt zonder klanten te verliezen, want de boodschap lijkt sterk op wat je nu moet overbrengen.

Het gesprek voeren, en hoe je dit voortaan voorkomt

Een eerlijk gesprek werkt beter dan alleen nee zeggen. Leg uit wat er speelt en bied een alternatief: "Ik wil dit goed voor je doen, en dat lukt deze week niet naast een andere klus. Zullen we volgende week beginnen, of wil je dat ik vast een eerste stuk oppak?" De meeste klanten waarderen eerlijkheid meer dan een snel ja dat je toch niet waarmaakt.

Soms kun je het werk ook opsplitsen: een intake nu, de uitwerking volgende week. Of je schakelt een vakgenoot in voor het deel dat kan wachten. Dat is genoeg om niemand het gevoel te geven dat die er niet toe doet.

Wil je dat dit minder vaak gebeurt? Houd dan structureel een vast dagdeel per week vrij, ongepland, zodat een drukke week niet meteen een botsing wordt. En precies daar wringt het vaak: content en zichtbaarheid zijn het eerste wat sneuvelt in zo'n week, terwijl je juist dan niet uit beeld wilt raken bij andere potentiële klanten.

dibbi houdt je blog, nieuwsbrief en social media overeind, ook in de weken dat je het zelf even niet bijhoudt. Zo blijf je zichtbaar voor je doelgroep, en kun je bij een vrijblijvende kennismaking zien hoe dat er voor jouw bedrijf uitziet.

Samengevat

Een agenda vol klantafspraken zonder buffer loopt vast zodra er iets onverwachts bijkomt, zoals twee klanten die dezelfde week willen.
Je kiest wie voorrang krijgt door te kijken naar vaste deadlines en wat er voor elke klant echt op het spel staat.
Focus per blok op één klant en één taak werkt beter dan schakelen tussen opdrachten.
Een eerlijk gesprek met een concreet alternatief werkt beter dan alleen nee zeggen tegen een klant.
Je kunt werk ook opsplitsen in een vroege intake en een latere uitwerking, of een vakgenoot inschakelen voor het deel dat kan wachten.
Een vast ongepland dagdeel per week voorkomt dat een drukke week meteen tot een botsing tussen klanten leidt.

Veelgestelde vragen

Wat doe je als twee klanten in dezelfde week je hulp willen?

Je kijkt eerst naar wat er voor elke klant op het spel staat, zoals een vaste deadline tegenover een wens die ook later kan. Kies daarna bewust voor één klant per blok in plaats van tussen beide te schakelen. Leg aan de andere klant eerlijk uit wat er speelt en bied een concreet alternatief, zoals een latere startdatum of een eerste deel nu.

Hoe zeg je tegen een klant dat je deze week geen tijd hebt?

Wees eerlijk over wat er speelt, bijvoorbeeld dat je een andere klus hebt die deze week voorrang krijgt. Bied meteen een alternatief, zoals een latere startdatum of een deel van het werk dat je nu alvast oppakt. De meeste klanten waarderen die eerlijkheid meer dan een snel ja dat je toch niet waarmaakt.

Kun je het werk voor twee klanten ook opsplitsen in plaats van kiezen?

Ja, dat kan vaak. Je doet bijvoorbeeld een intake of eerste stap nu, en de verdere uitwerking in de week erna. Soms kan een vakgenoot ook een deel van het werk overnemen dat kan wachten.

Hoe voorkom je dat twee klanten vaker tegelijk om je aandacht vragen?

Houd structureel een vast dagdeel per week vrij en ongepland, zodat een nieuwe vraag niet meteen tot een botsing leidt. Een agenda die alleen uit klantafspraken bestaat, loopt sneller vast bij de eerste onverwachte vraag. Met wat buffer in je week kun je drukte beter opvangen.

Wat doe je met je zichtbaarheid in een week waarin je het druk hebt met twee klanten?

Juist in een drukke week is het verleidelijk om content en marketing even te laten liggen, terwijl je dan niet uit beeld wilt raken. dibbi houdt je blog, nieuwsbrief en social media overeind, ook als je zelf geen tijd hebt om eraan te denken. Zo blijf je zichtbaar voor nieuwe klanten, ook in je drukste weken.