Wanneer je een betalingsherinnering stuurt
Een betalingsherinnering stuur je zodra de afgesproken betaaltermijn voorbij is, niet pas als het je uitkomt. Wachten voelt beleefd, maar het kost je alleen tijd en het initiatief. Van Berkel Accountants schrijft dat te laat betaald worden voor veel zzp'ers eerder de realiteit is dan de uitzondering. Dat maakt het verschil.
Houd de eerste herinnering kort en vriendelijk. Noem de factuurdatum, het bedrag en de nieuwe uiterste datum, in maximaal drie zinnen. Vraag er gerust bij of alles naar wens was: soms ligt een late betaling gewoon aan een verkeerd adres, een gemiste mail of een drukke maand bij je klant, niet aan onwil. Een deel van je klanten heeft simpelweg geen systeem om betaaldata bij te houden, en jouw seintje is dan precies wat nodig is.
Reageert er niemand binnen een week na die eerste herinnering, dan is het tijd voor iets directers. Blijf zakelijk, maar wees niet vaag over de vervolgstap: noem de datum waarop je een aanmaning stuurt als er dan nog niets binnen is.
Wat je in de aanmaning zet
Een aanmaning volgt als de herinnering niets oplevert, en die mag directer. Rompslomp schrijft dat het minimumbedrag aan incassokosten in 2026 €40 is, met een maximum van €6.775, en dat je daarnaast wettelijke handelsrente mag rekenen over het openstaande bedrag. Zet die bedragen erbij in je mail: het maakt meteen duidelijk dat verder uitstel ook voor je klant een prijs heeft.
Schrijf de aanmaning zakelijk en zonder verwijten. Noem het oorspronkelijke factuurbedrag, de nieuwe uiterste betaaldatum en wat er gebeurt als die datum ook voorbijgaat. Stuur hem bij voorkeur per mail en per post, zodat je kunt aantonen dat de klant hem heeft ontvangen.
Werk je met losse opdrachten in plaats van een vast traject, dan loop je hier vaker tegenaan: elke nieuwe factuur is weer een nieuw risico. In Hoe je van uurtje-factuurtje naar vaste trajecten overstapt lees je waarom een vast traject die onzekerheid wegneemt. En precies daar wringt het.
Hoe je de klantrelatie warm houdt
Een aanmaning voelt zakelijk, maar de klant moet volgende maand nog steeds bij je terug kunnen komen. Blijf onder je eigen naam mailen, niet vanuit een incassobureau, zolang je nog met elkaar in gesprek bent. Bel liever een keer dan dat je vijf keer mailt: aan de telefoon hoor je meteen of er een probleem speelt dat groter is dan geld alleen. Dat is alles.
Het gedoe zit niet in het herinneren zelf, maar in alles eromheen: bijhouden wie je al hebt aangeschreven, welke toon je gebruikte, en wanneer de volgende stap volgt. Dat kost energie die je liever in je klanten steekt. Daar helpt dibbi: het houdt je zichtbaar bij klanten met een vast ritme aan blogs, mail en social posts, zodat je niet alleen van je laat horen zodra er een rekening openstaat. Benieuwd voor wie dat werkt? Kijk op /voor-wie of plan een gratis kennismaking.
Samengevat
- Je stuurt een betalingsherinnering zodra de afgesproken betaaltermijn is verstreken, niet pas als het je uitkomt.
- Een korte, vriendelijke herinnering met factuurdatum, bedrag en nieuwe uiterste datum werkt vaak al.
- Reageert een klant niet binnen een week op de herinnering, dan stuur je een directere aanmaning.
- Bij een aanmaning mag je wettelijke incassokosten (minimaal 40 euro) en wettelijke handelsrente in rekening brengen.
- Bel liever een keer dan dat je meerdere keren mailt, zodat je snel hoort of er een ander probleem speelt.
- dibbi houdt je zichtbaar bij klanten met een vast ritme aan content, ook buiten momenten dat er een rekening openstaat.
