Waarom de mail na een kennismakingsgesprek blijft liggen
De mail na een kennismakingsgesprek blijft liggen omdat niemand weet wie de volgende stap zet. Jij wilt niet opdringerig overkomen, dus je wacht af. De ander vond het een prettig gesprek en gaat ervan uit dat jij nog iets stuurt. En daar blijft het bij.
Dat is geen onwil, en je bent er niet de enige in. Uit eigen onderzoek van SuperOffice bleek dat slechts 24 van de duizend onderzochte bedrijven een vervolgactie ondernam. Opvolgen is dus allesbehalve standaard. Juist daarom valt het op als jij het wel doet.
Het scheelt als je het gesprek zelf al zo voert dat de volgende stap voor de hand ligt. Daarover schreven we eerder in een gratis kennismaking zonder verspilde tijd. Gaat het gesprek richting een concreet voorstel, dan is een offerte die vaker ja oplevert je logische vervolg.
De opbouw van een korte vervolgmail
Een goede vervolgmail bestaat uit drie korte alinea's en verder niets. In die volgorde:
- Wat je gehoord hebt, in de woorden die de ander zelf gebruikte.
- Wat jij voorstelt als volgende stap, in een zin of twee.
- Eén vraag waar de ander met ja of nee op kan antwoorden.
Dat is de hele mail. Geen samenvatting van je hele aanpak, geen bijlage met je werkwijze, geen drie varianten om uit te kiezen. Die eerste alinea doet het meeste werk: als iemand zijn eigen zin terugleest, weet hij meteen dat je echt geluisterd hebt. Schrijf dus niet "we spraken over je zichtbaarheid", maar "je zei dat je elke week begint met bellen en dat het daarna vastloopt".
Wat je belooft en wat je weglaat
Beloof in je vervolgmail alleen wat je diezelfde week nog kunt waarmaken. Een voorbeeld met echte getallen: je stelt een intake van een half uur voor, gevolgd door vijf sessies. Dat kun je nakomen. "Ik stuur je binnenkort wat achtergrondinformatie toe" kun je niet nakomen, want binnenkort komt nooit.
Wat je weglaat is net zo belangrijk. Schrap de zin "ik hoor graag van je". Die legt de bal bij de ander zonder iets concreets te vragen, en zo verdwijnt je mail onderop de stapel. Zet er een moment voor in de plaats: "Zal ik je vrijdagochtend even bellen?" Dan weten jullie allebei wat er gebeurt.
Blijft die mail toch liggen, dan ligt het zelden aan je woorden. Het ligt aan het gedoe eromheen: het juiste moment, de juiste toon, en het gevoel dat je er even goed voor moet gaan zitten. dibbi haalt dat gedoe weg door in jouw eigen toon te schrijven, van blog tot nieuwsbrief en social post, zodat jij zichtbaar blijft bij de mensen die je gesproken hebt. Bekijk hoe dat werkt of plan een gratis kennismaking.
Samengevat
- De mail na een kennismakingsgesprek blijft vaak liggen omdat niemand weet wie de volgende stap zet.
- Een vervolgmail van drie korte alinea's werkt beter dan een uitgebreide samenvatting van je aanpak.
- Benoem eerst wat je gehoord hebt, in de woorden die de ander zelf gebruikte.
- Stel één vraag waar de ander met ja of nee op kan antwoorden.
- Beloof alleen wat je diezelfde week nog kunt waarmaken en noem een concreet moment voor het volgende contact.
- De zin "ik hoor graag van je" legt de bal bij de ander zonder iets te vragen.
