Drie kolommen zijn genoeg
Je pipeline is niets anders dan een lijst met mensen met wie een gesprek loopt. Per regel heb je drie dingen nodig: wie het is, wat de volgende stap is, en wanneer die stap moet gebeuren. Meer niet.
Zet die lijst in een spreadsheet of een notitie-app, één regel per gesprek. "Marieke, offerte nasturen, dinsdag." "Jeroen, bellen na zijn vakantie, 26 augustus." In tien seconden zie je wat er openstaat en wat vandaag aan de beurt is. En dat scheelt echt omzet: een offerte die je netjes opvolgt wint het van een betere offerte die blijft liggen.
Wat je vooral niet moet doen, is kolommen toevoegen. Bron, omzetkans, temperatuur, notities. Elke extra kolom is een reden om het bijwerken uit te stellen. Simpel houden is hier de hele truc.
Eén vast moment per week
Een lijst die je niet bijwerkt is binnen twee weken waardeloos. Kies daarom één vast kwartier per week waarop je de regels langsloopt, bijvoorbeeld vrijdagochtend voor je aan je werk begint. Stap gedaan? Nieuwe volgende stap invullen. Al twee weken geen reactie? Eén korte herinnering, en daarna sluit je de regel af.
Dat kwartier is het hele systeem.
Neem in die ronde ook je lopende gesprekken mee die nog nergens vastliggen, zoals een gratis kennismaking waar je een voorstel op zou sturen. Juist die gesprekken verdwijnen anders tussen je mail en je hoofd. Wat op de lijst staat, bestaat.
Wanneer een simpel bestand ophoudt te werken
Pas als de lijst je in de weg gaat zitten, en dat duurt langer dan je denkt. Handleiding Excel schrijft dat een Excel-template tot ongeveer 200 actieve klanten prettig werkt. De meeste solo-ondernemers zitten daar ver onder. Merk je dat scrollen en zoeken echt omslachtig worden, of ga je samenwerken met iemand anders aan dezelfde klanten, dan is het tijd voor een echt systeem. Tot die tijd is een spreadsheet geen noodoplossing maar gewoon het juiste gereedschap.
Waar het meestal misgaat, zit trouwens niet in het bijhouden. Het zit ervoor: er komen te weinig nieuwe namen bij, omdat je marketing stilvalt zodra het druk wordt. Precies dat gedoe, elke week opnieuw bedenken wat je moet schrijven en posten, neemt dibbi van je over. Jij kiest het onderwerp, dibbi maakt er een blog, een nieuwsbrief en een social post van. Benieuwd of dat bij jouw soort onderneming past? Plan een gratis kennismaking en kijk wat het je oplevert.
Samengevat
- Je pipeline is de lijst met gesprekken die lopen en waarbij de volgende stap bij jou ligt.
- Drie kolommen zijn genoeg: wie het is, wat de volgende stap is en wanneer die stap moet gebeuren.
- Elke extra kolom vergroot de kans dat je het bijwerken uitstelt.
- Eén vast kwartier per week bijwerken houdt de lijst betrouwbaar.
- Reageert iemand na twee weken niet, stuur dan één herinnering en sluit de regel daarna af.
- Een simpel bestand volstaat voor de meeste solo-ondernemers; pas bij samenwerken of veel klanten wordt een echt systeem interessant.
