Waarom een ja per mail nog geen afspraak is
Een opdrachtbevestiging is een kort bericht waarin je vastlegt wat jullie hebben afgesproken, nadat de klant ja heeft gezegd. Een offerte is een voorstel, de bevestiging is de vastlegging van wat daaruit is gekomen. In een mailwisseling van vijf berichten zit vaak nog een aanpassing verstopt die nergens netjes is opgeschreven.
Je hoeft er geen contract van te maken. Een overeenkomst is ook geldig zonder handtekening, en stuur je een opdrachtbevestiging per mail waar de klant niet tegen protesteert, dan mag je er in beginsel van uitgaan dat de afspraken gelden, schrijft Rechtfabriek. Een mail volstaat dus.
De punten die erin horen
Zes punten dekken de meeste opdrachten af: wat je precies levert, de prijs en of er btw bij komt, de betaaltermijn, de planning of opleverdatum, een regeling voor meerwerk, en een verwijzing naar je algemene voorwaarden. Volgens ZZP Nederland komt het regelmatig tot een conflict als er niets is vastgelegd.
Die voorwaarden en die bevestiging doen trouwens elk iets anders. Je algemene voorwaarden regelen de vaste punten zoals aansprakelijkheid, betaling en klachten. De bevestiging gaat alleen over deze ene klus. Verwijs er dus naar en stuur ze mee.
Het punt dat het vaakst ontbreekt is meerwerk. Spreek af wat er gebeurt als de klant halverwege iets extra's wil: dat je dan even overlegt en wat het ongeveer betekent voor de prijs en de planning. Dan hoef je dat gesprek niet te voeren op het moment dat je al middenin het werk zit.
Hoe kort mag zo'n bevestiging zijn?
Kort. Stel, je doet een intake van een half uur en daarna vijf sessies van een uur. Dan schrijf je: intake op 3 september, vijf sessies in september en oktober, het afgesproken bedrag exclusief btw, betaling binnen veertien dagen na de laatste sessie, een extra sessie altijd in overleg, en een link naar je voorwaarden. Zes regels in een mail.
Stuur hem dezelfde dag dat de klant ja zegt, met een zin eronder: klopt dit zo? Als de klant iets anders onthouden heeft, hoor je dat nu en niet halverwege het traject. Dan weet je het allebei.
Zulke afspraken kosten je weinig tijd zodra je een vast lijstje hebt. Met je marketing ligt dat anders: een idee dat je met je klanten wilt delen blijft liggen tussen alle losse stappen en tools. Dat gedoe neemt dibbi weg. Jij kiest een onderwerp, dibbi maakt er een blog, een nieuwsbrief en een social post van, en jij keurt goed. Kijk of dat bij je past op voor wie dibbi is, of plan een kennismaking van twintig minuten.
Samengevat
- Een opdrachtbevestiging legt na het ja van de klant vast wat jullie precies hebben afgesproken.
- Een offerte is een voorstel, de opdrachtbevestiging is de vastlegging van wat daaruit is gekomen.
- Zes punten dekken de meeste opdrachten: wat je levert, de prijs, de betaaltermijn, de planning, een regeling voor meerwerk en je algemene voorwaarden.
- Een bevestiging per mail is genoeg, want een overeenkomst is ook geldig zonder handtekening.
- Meerwerk is het punt dat het vaakst ontbreekt, spreek vooraf af wat er dan gebeurt.
- Stuur de bevestiging dezelfde dag dat de klant ja zegt en vraag of het zo klopt.
